L’assistante virtuelle, qu’apporte t-elle à votre business ?

 Tout d’abord, sachez qu’une assistante virtuelle est une personne compétente dans le métier du secrétariat. Une assistante virtuelle intervient en prenant en charge vos tâches administratives, de marketing, commerciales et techniques. Bien que son assistance est virtuelle, la relation professionnelle et humaine avec vous est réelle. Il y a plusieurs raisons de collaborer avec une assistante virtuelle :

• L’assistante virtuelle, vous fait gagner du temps

  Le temps est sans conteste la ressource la plus précieuse et la plus difficile à avoir quand on est entrepreneur. Afin de vous donner de l’air, confier des tâches répétitives ou en rapport avec le classement, l’analyse de document ou encore la mise en page, est fortement recommandé. En effet, l’assistante vous permettra de rester concentrer sur votre mission première et de ce fait, vous développer sans être parasité par des tâches où votre valeur ajoutée est minime.

• Pour être plus productif et avoir une meilleure organisation 

  Une assistante virtuelle a généralement beaucoup de compétences, mais elle excelle principalement dans l’organisation. En collaborant avec une assistante sachez qu’elle pourra intervenir dans la mise en place ou l’ajustement d’un processus afin de vous permettre à vous et votre équipe d’accomplir plus de tâches en moins de temps. Par exemple, réorganiser l’organisation de vos prises de rendez-vous ( blocs couleurs, mots clés, temps pré-enregistré)

• L’assistante virtuelle est un véritable bras droit

  En tant qu’entrepreneur ou chef d’entreprise, c’est parfois difficile d’avoir tout sur les épaules, et on a parfois l’impression de ne pas avancer.

  L’assistante est souvent reconnue comme bras droit dans les entreprises. À distance, c’est pareil ! Elle saura vous apporter un soutien non négligeable dans vos projets, et apaisera votre charge mentale, en organisant au mieux votre planning.

  En conclusion, avoir une assistante virtuelle au quotidien est bénéfique. Dans un premier temps, votre charge de travail diminuera. Dans un second temps, votre charge mentale diminuera également. Chaque jour vous allez pouvoir lui lister tout ce que vous avez dans votre tête afin qu’elle en prends note et classe ces tâches/objectifs par ordre d’importance.

• Gagner en fléxibilité

  Vous avez besoin d’une assistante pour une mission de quelques heures ? Ou plutôt sur du long terme ? C’est possible !

  Les assistantes s’adaptent généralement à votre demande. Elles analysent avec vous le besoin et vous propose un package d’heures en fonction des missions qui lui seront confiées.

  L’avantage est qu’avec une assistante administrative ou même une assistante dite de direction en freelance, il est possible de ne pas avoir d’engagement et d’avoir une rapidité d’exécution sur une tâche précise ( par exemple : rédaction d’un compte rendu en urgence, ou présentation powerpoint pour une réunion à ajuster pour votre réunion du jour)

• Alléger les obligations matérielles

  Pas de contrainte d’investissement financier pour équiper votre assistante digitale. L’assistante digitale administrative en Freelance est souvent équipée avec les dernières technologies ( logiciels, ordinateurs, webcam…). C’est peut-être un détail, mais aujourd’hui avec l’augmentation du télétravail dans les entreprises, il faut prendre ce détail en compte. En effet, l’installation d’un salarié en télétravail coûte environ entre 200 et 300 €/ mois pour l’entreprise.

• Diversité des tâches

  L’assistante administrative en Freelance pourra intervenir sur différentes missions au sein de votre entreprise, qu’elle soit petite ou grande :

  • Administratif : rédaction de documents administratifs divers, gestion des factures et des devis, des relances clients, gestion de votre boite e-mails et de votre agenda, etc…
  • Prospection : Pour les entreprises ayant pour but d’obtenir plus de clients ou plus de prospects, l’assistante administrative peut vous proposer ce service de prospection si elle excelle dans le domaine commerciale ( expériences antérieures en tant qu’assistante commerciale).
  • Standard : Prise d’appel et de rendez-vous, l’assistante administrative en Freelance peut mettre en place un processus pour recevoir les appels sur son téléphone afin de s’occuper des appels dit “non important” mais “ à traiter “ , cela peut permettre à vos collaborateurs en poste de ne pas être déranger sans cesse par le téléphone.
  • Gestion de vos déplacements ou de ceux de vos collaborateurs, votre assistante de direction est absente au bureau et vous souhaitez quelqu’un de réactive sur la gestion de vos rendez-vous professionnels ou personnels ainsi que sur vos déplacement, l’assistante virtuelle pourra intervenir pour vous soulager de cette angoisse.
  • Marketing : planification de vos réseaux sociaux, mise en page de vos visuels marketing, email marketing, rédaction web SEO, etc…

Pour résumer, l’assistante virtuelle peut devenir un véritable partenaire, au fil de l’évolution de votre société. Vous pourriez très bien lui confier progressivement plus de tâches. N’attendez plus, économisez votre énergie pour réaliser les missions qui sont faites pour vous. Mandatez celles qui vous empêchent d’être plus réactif et plus efficace.  Prenez une Assistante indépendante pour vous consacrez pleinement à vos ambitions et vos objectifs professionnels.

Si vous souhaitez en savoir plus sur ce métier, je vous invite à consulter cette page qui résume très bien le métier.